Jenis Dokumentasi Berdasarkan Aktivitas hingga Sifatnya – Dalam berbagai kegiatan, baik itu aktivitas pribadi maupun urusan bisnis, dokumentasi merupakan hal yang penting. Dokumentasi berfungsi untuk mengumpulkan, memilih, mengelola dan menyimpan beragam informasi. Jenis dokumentasi juga sangat beragam dan digunakan sesuai kebutuhan.
Umumnya, bentuk dokumentasi dapat berupa gambar, video, hingga kliping. Dokumentasi dapat disimpan sendiri atau dibagikan ke pihak-pihak yang berkaitan.
6 Jenis-Jenis Dari Dokumentasi
Jenis Dokumentasi Berdasarkan Aktivitas hingga Sifatnya – Dokumentasi dapat dibedakan berdasarkan aktivitasnya, bentuk fisiknya, fungsi atau kegunaan, sifat, jenis dan informasinya. Untuk lebih tepatnya, yuk mari simak pemaparan selengkapnya berikut ini, yaitu:
1. Dokumentasi Berdasarkan Aktivitasnya
Dokumentasi berdasarkan aktivitasnya dibagi menjadi tiga bentuk, yakni dokumentasi pribadi, dokumentasi niaga hingga dokumentasi pemerintah. Jenis dokumentasi pribadi merupakan dokumen yang disimpan untuk kebutuhan individual.
Dokumentasi pribadi bersifat rahasia atau boleh diketahui oleh publik. Contoh dokumentasi pribadi seperti SIM, KTP, ijazah, akta kelahiran, NPWP maupun lainnya.
Dokumentasi niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli. Sebagai contoh, nota, kuitansi, cek, atau bukti pembayaran lainnya.
Sementara itu, dokumentasi pemerintah adalah dokumen yang berisikan tentang informasi pemerintahan. Contoh dokumentasi pemerintah, undang-undang, peraturan pemerintah, dan semacamnya.
2. Dokumentasi Berdasarkan Sifatnya
Dokumentasi berdasarkan sifatnya terdiri dari dua jenis, yakni dokumentasi tekstual dan dokumentasi non tekstual. Sesuai dengan namanya, dokumentasi tekstual merupakan dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tulisan atau teks. Contohnya, buku, surat kabar, majalah, artikel, katalog dan lain sebagainya.
Dokumentasi non tekstual merupakan dokumen yang berisikan tentang informasi dalam bentuk tulisan atau teks dan gambar. Contoh dokumentasi non tekstual antara lain, gambar, peta, grafik, hasil rekaman, dan semacamnya.
3. Dokumentasi Berdasarkan Fungsinya
Ada dua macam dokumentasi berdasarkan fungsinya, yakni dokumentasi dinamis dan dokumentasi statis. Dokumen dinamis merupakan sebuah dokumen yang biasa dipakai untuk urusan pekerjaan didalam kantor. Penggunaan dokumen ini secara terbuka, terutama terkait prosedur penanggulangan pekerjaan di kantor.
Sedangkan dokumentasi statis adalah kebalikan dari dokumentasi statis. Dimana, tidak digunakan secara terbuka dalam prosedur penanggulangan pekerjaan di kantor.
4. Dokumentasi Berdasarkan Informasinya
Terdapat tiga jenis dokumentasi berdasarkan informasinya, yakni dokumentasi primer, dokumentasi sekunder dan dokumentasi tersier. Dokumentasi primer merupakan dokumen yang memaparkan informasi terkait hasil penelitian secara langsung dari sumbernya atau penelitian asli. Contoh dokumentasi ini seperti laporan disertasi hingga paten penelitian.
Dokumentasi sekunder merupakan dokumen yang memaparkan informasi tentang literatur primer. Biasanya, dokumen sekunder disebut sebagai dokumen bibliografi.
Dokumentasi tersier merupakan dokumen yang memaparkan informasi tentang literatur sekunder. Contohnya dapat berupa buku, teks panduan literature dan lain sebagainya.
5. Dokumentasi Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Dokumentasi berdasarkan bentuk fisiknya bisa dibagi menjadi tiga jenis, yakni dokumen literer, dokumen korporil hingga dokumen private. Jenis dokumen literer merupakan dokumen yang berasal dari hasil cetakan, tulisan, rekaman maupun visualisasi.
Dokumentasi literer sangat gampang ditemukan. Rata-rata dokumen tersebut akan dikumpulkan dan disimpan pada perpustakaan. Sebagai contoh, buku, majalah, film dan lain sebagainya.
Dokumentasi korporil merupakan dokumen yang berfungsi sebagai bukti sejarah. Dokumen korporil dapat ditemukan di dalam museum. Misalnya saja, benda-benda peninggalan zaman purba, fosil, patung, dan benda bersejarah lainnya.
Dokumen private merupakan sebuah dokumen yang disimpan berupa berkas maupun surat Berkas atau surat ini terdiri dari lembaran-lembaran yang dikumpulkan. Contoh dokumen privat antara lain, surat dinas, surat niaga, laporan, dan lain sebagainya.
6. Dokumentasi Berdasarkan Jenisnya
Dokumentasi berdasarkan jenisnya yaitu dokumentasi fisik dan dokumentasi ilmuwan. Meski memiliki fungsi yang sama pentingnya, kedua dokumen ini sangat berbeda.
Dokumentasi fisik merupakan dokumen yang berkaitan dengan materi, tata letak, ukuran, berat, sarana prasarana dan lain sebagainya. Sedangkan dokumentasi intelektual merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan sumber, cara mendapatkannya, isi subjek, metode penyebaran, tujuan, keaslian dokumen dan lain sebagainya.
Kegiatan Dalam Dokumentasi
Setiap jenis dokumentasi dapat terbentuk dengan terstruktur karena melewati berbagai macam tahapan. Dalam kegiatan dokumentasi ada beberapa hal penting yang mesti dilakukan.
Pertama, mencari dan mengumpulkan bahan dokumentasi. Untuk mengumpulkan semua bahan dokumentasi yang dibutuhkan, dapat mendatangi sebuah tempat, melakukan wawancara dengan narasumber, bedah buku, penelitian dan lain sebagainya.
Semua bahan dokumentasi yang berhasil dikumpulkan akan dicatat dan disusun dengan sebaik mungkin. Setelah itu, barulah mengolah bahan atau informasi tersebut menjadi sebuah dokumen.
Setelah dokumentasi selesai, akan disimpan di tempat yang aman. Dokumentasi yang bersifat rahasia tidak akan dipublikasikan. Biasanya, hanya pihak-pihak tertentu yang dapat mengetahuinya.
Dokumen yang bersifat rahasia sangat dilindungi. Apabila ada pihak yang tidak berwenang membocorkannya ke publik akan mendapatkan sanksi atau hukuman. Dokumentasi bersifat rahasia banyak ditemukan dalam pemerintahan.
Jika dokumentasi tersebut aman diketahui oleh publik akan langsung dipublikasikan. Hal ini memungkinkan publik untuk melihat dan mengetahui isinya bahkan mengunduhnya.
Contoh Dari Dokumentasi
Tidak hanya jenisnya saja yang beragam, contoh dokumentasi juga banyak kita temukan. Bahkan, tanpa sadar kita selalu menggunakan dokumentasi tersebut.
Adapun contoh dokumentasi antara lain, akta kelahiran, akta kematian, KTP, kartu keluarga, undang-undang, laporan observasi, laporan penelitian ilmiah, bibliografi, buku, katalog, hingga peta. Sedangkan contoh dokumentasi dalam laporan bisnis seperti email dan memorandum, business letters, business report, dokumen transaksi, dokumen finansial, dan lain sebagainya..
Penutup:
Dokumentasi yang memiliki beragam jenis, memainkan peran penting dalam berbagai aspek kehidupan. Tidak hanya bertujuan untuk membantu pelayanan dalam bidang dokumentasi saja, tetapi juga pengembangan ilmu pengetahuan, pengembangan bisnis, hingga pengembangan strategi politik. Melihat tujuan pentingnya inilah, kegiatan dokumentasi menjadi hal krusial.