Apa Itu Dokumentasi dan Segudang Manfaatnya – Ketika melakukan kegiatan atau mengadakan acara tertentu, tidak terlepas dari kebutuhan dokumentasi. Lantas sebenarnya apa itu dokumentasi? Untuk mengenalnya secara lebih mendalam, pastikan simak uraian lengkapnya di bawah ini.

Mengenal Lebih Dekat Apa Itu Dokumentasi 

Apa Itu Dokumentasi dan Segudang Manfaatnya – Guna mengenalnya secara lebih dekat, tentu perlu memahami pengertiannya terlebih dahulu. Pada dasarnya, dokumentasi memiliki pengertian tersendiri yang membedakannya dengan istilah lain.

Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia daring, istilah ini merupakan pengolahan, pengumpulan, pemilihan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan. Dengan adanya dokumentasi, maka memberikan kemudahan ketika ingin mengevaluasinya kapanpun itu.

Dengan pengertian di atas, sebenarnya dokumentasi ini juga bisa jadi bukti sekaligus membantu evaluasi. Secara garis besar, dokumentasi ini berguna untuk merekam beragam informasi.

Selain Kamus Besar Bahasa Indonesia daring, pengertiannya juga terungkap secara jelas di pendapat sejumlah ahli. Adapun beberapa ahli yang menyampaikan definisi apa itu dokumentasi ialah sebagai berikut:

1. Sugiyono

Salah satu ahli yang mengemukakan pendapatnya mengenai definisi dokumentasi yaitu Sugiyono. Menurutnya, dokumentasi merupakan suatu cara yang berguna untuk memperoleh data maupun informasi.

Perolehan data tersebut dalam bentuk buku, dokumen, arsip, maupun tulisan. Baik itu tulisan angka maupun gambar. Dalam hal ini, bentuknya berupa laporan dan keterangan untuk mendukung penelitian.

2. Tung Palan

Tung Palan menyebut bahwa dokumentasi merupakan suatu catatan otentik. Catatan ini bisa dibuktikan dan jadi bukti di mata hukum. Di dalamnya berisikan data yang nyata dan lengkap.

3. Arikunto

Ahli lainnya yang juga mengemukakan pendapatnya mengenai definisi apa itu dokumentasi ialah Arikunto. Ia menjelaskan bahwa dokumentasi merupakan mencari data tentang hal-hal ataupun variabel tertentu.

Variabel tersebut mencakup transkrip, catatan, buku, surat kabar, majalah, jurnal, prasasti, agenda, notulen rapat dan lain sebagainya. Sebenarnya pengertian ini tidak jauh berbeda dengan pendapat ahli-ahli sebelumnya.

4. Fuad & Sapto

Ahli ini tidak ketinggalan untuk mengungkapkan pendapatnya seputar pengertian dokumentasi. Sesuai dengan penjelasan Fuad & Sapto, dokumentasi ialah salah satu sumber data sekunder.

Sumber tersebut berguna untuk penelitian. Studi menyiapkannya karena memang sesuai permintaan peneliti.

Dengan beberapa pendapat di atas, bisa kita bilang bahwa dokumentasi ialah pengumpulan data dari berbagai hasil atau sumber media cetak. Data tersebut soal narasumber yang hendak diteliti.

Manfaat Utama Dari Dokumentasi 

Dengan pengertian di atas, tentu sudah bisa memahami apa itu dokumentasi. Selain tahu pengertiannya, pahami juga bermacam jenis manfaat dari dokumentasi. Adapun beberapa manfaatnya ialah sebagai berikut:

1. Melindungi Dokumen 

Salah satu manfaat dokumentasi yaitu melindungi dokumen atau isi yang ada di dalamnya. Hal ini karena dokumentasi berarti menyimpan dokumen secara fisik.

Dengan adanya dokumentasi, maka bisa menghindari kemungkinan terjadinya kerusakan di dokumen tersebut. Hal tersebut tentu memberikan keuntungan bagi siapa saja yang ingin menggunakan dokumen tersebut di kemudian hari.

2. Alat Bukti 

Tak banyak yang menyadari bahwa ternyata dokumentasi juga bermanfaat sebagai alat bukti. Dokumentasi ini berapa data akurat dan lengkap yang menerangkan dokumen.

Mengenai contohnya, bisa terlihat jelas ketika mengadakan penelitian. Untuk membuktikan apakah benar-benar melakukan penelitian atau hanya rekayasa saja, bisa serahkan dokumentasinya.

Dari definisi apa itu dokumentasi, bisa terlihat jelas bahwa orang tersebut memang melakukan penelitian atau hanya mengada-ada. Hal ini menjadikannya salah satu alasan kuat karena betapa pentingnya dokumentasi tersebut.

3. Sebagai Bahan Penelitian 

Sudah bukan rahasia lagi apabila dokumentasi bisa jadi bahan penelitian. Manfaat ini telah dirasakan oleh peneliti atau ahli.

Adapun alasannya yakni dokumentasi mencakup data yang otentik. Dalam artian, data yang ada di dalamnya bisa dibuktikan kebenarannya.

Perihal contohnya, bisa tampak jelas ketika ingin meneliti pertumbuhan kecambah. Agar lebih mudah menelitinya, bisa cek dokumentasi yang sudah disiapkan.

Dokumentasi tersebut bisa berupa potret foto pertumbuhan kecambah dari hari ke hari. Tingkat pertumbuhan kecambah inilah yang bisa jadi sumber penelitian.

4. Pengendali Kualitas

Dalam pengertian apa itu dokumentasi, ternyata bermanfaat untuk mengendalikan kualitas. Hal ini bisa dirasakan oleh perusahaan maupun siapa saja yang menjalankan usaha.

Bukan tanpa alasan, dokumentasi memang jadi petunjuk yang bisa pekerja pahami dalam menyelesaikan tugasnya. Hal ini memungkinkan anggota tim tak perlu lagi menebak-nebak untuk bisa menjaga konsistensi hasil proyek yang berulang.

Contohnya ialah laporan bulanan. Karena hal itu, pekerja bisa mengonfirmasi pencapaiannya lewat dokumentasi dan berkreasi seoptimal mungkin.

Perusahaan pun bisa mendapatkan omzet yang meningkat karenanya. Begitu pula dengan pekerja yang tetap bisa mempertahankan kualitas pekerjaannya sebaik mungkin.

5. Sumber Informasi Akurat 

Sebagaimana yang sudah kita singgung tadi bahwa definisi apa itu dokumentasi berkaitan erat dengan sumber informasi di dalamnya. Bukan sembarang informasi karena data di dalamnya benar-benar otentik, akurat dan lengkap.

Menariknya lagi, sumber informasi akurat tersebut juga bisa jadi pengetahuan kolektif yang sifatnya adil untuk semua pekerja. Oleh karena itu, dokumentasi ini bermanfaat untuk meningkatkan transparansi sekaligus budaya tim agar lebih kolaboratif.

Manfaat ini jelas menguntungkan perusahaan ataupun pemilik usaha. Di sisi lain, manfaat ini juga bisa memberikan keuntungan tersendiri bagi siapa saja yang mendirikan organisasi.

6. Tambah Koleksi Dokumen Negara 

Masih ada banyak manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari dokumentasi. Bahkan manfaat tersebut bisa menguntungkan negara. Adapun manfaatnya ialah menambah koleksi dokumen negara.

Penutup:

Bagaimana, setelah simak uraian di atas tentu sudah bisa mengetahui apa itu dokumentasi dan manfaatnya bukan? Melihat manfaatnya yang begitu beragam dan menguntungkan, tak perlu ragu untuk melakukan dokumentasi kapanpun itu. Hal ini tidak lain agar juga bisa merasakan keuntungannya.